Die Geschäftsführerin hatte Open Space bei einer anderen Veranstaltung kennengelernt – und war begeistert von der Idee, dass die Teilnehmenden selbst die Themen einbringen, über die sie sprechen möchten.
Genau das wollte sie auch für die halbjährliche Führungskräftekonferenz ihrer Organisation ausprobieren. Zwischen 50 und 80 Führungskräfte kommen dort regelmäßig zusammen. Bisher waren die Tage workshoplastig und vorbereitet. Jetzt sollte ein Format entstehen, das mehr Raum für die Themen der Führungskräfte selbst schafft.
Also haben wir Open Space eingeführt.
Beim ersten Mal war das durchaus ungewohnt. Plötzlich sollten die Teilnehmer:innen selbst ein Thema einbringen und sagen: Darüber möchte ich mit euch sprechen. Dazu habe ich eine Frage. Hier würde ich gerne eure Erfahrungen hören.
Über die Jahre haben wir Open Space immer wieder in die Führungskräftekonferenz integriert. Und etwas hat sich verändert: Es wurde selbstverständlich, eigene Themen einzubringen. Eine Führungskraft stellt heute eine Frage, die ihr gerade unter den Nägeln brennt. Jemand bringt eine Erfahrung mit, die für andere hilfreich sein könnte. Eine Serviceabteilung nutzt den Raum, um herauszufinden, was die Kolleg:innen eigentlich von ihr brauchen.
So hat beispielsweise die Leiterin aus Rechnungswesen eine Session angeboten, weil sie mit den Führungskräften darüber sprechen wollte, wie die Rechnungsabwicklung besser funktionieren kann. Es war unkompliziert, es kamen genau jene Menschen zusammen, die sich von dem Thema angesprochen fühlten, und daraus entwickelte sich eine offene, freudvolle Arbeitsatmosphäre. Am Ende gab es konkrete Ideen, was verbessert werden kann.
Was am Anfang noch fremd war, wurde mit der Zeit zu einer selbstverständlichen Form des Austauschs. Und mittlerweile kann die Organisation Open Space sehr gut selbst umsetzen.
Welchen Beteiligungsraum schafft Open Space?
Es gibt diese schöne Geschichte über Harrison Owen, den Begründer von Open Space. Nach einer von ihm organisierten Konferenz bekam er sinngemäß die Rückmeldung, dass die Kaffeepausen eigentlich das Interessanteste an der ganzen Veranstaltung gewesen seien. Daraus entwickelte sich eine ziemlich naheliegende Frage: Was wäre, wenn wir genau diese Qualität der Kaffeepause zum Format machen?
Denn in der Kaffeepause sprechen Menschen über das, was sie gerade wirklich beschäftigt. Sie suchen sich aus, mit wem sie reden möchten, bleiben bei einem Gespräch, solange es für sie interessant ist, und ziehen weiter, wenn es das nicht mehr ist.
Open Space schafft einen Rahmen für genau diese Art von Selbstorganisation. Es gibt ein gemeinsames Thema oder eine Leitfrage – aber die konkrete Agenda entsteht erst durch die Teilnehmer:innen. Sie entscheiden, worüber gesprochen wird, welche Fragen gerade wichtig sind und wo sie ihre Erfahrungen oder ihr Wissen einbringen möchten.
Das unterscheidet Open Space für mich wesentlich vom World Café. Beim World Café ist das Thema deutlich stärker vorgegeben. Ich entwickle Fragen und gestalte damit einen Denkprozess, durch den die Teilnehmer:innen gemeinsam gehen.
Beim Open Space öffne ich den Raum weiter. Die Organisation kann beispielsweise fragen: Wie wollen wir unsere Zusammenarbeit weiterentwickeln? Oder sie richtet den Blick nach außen: Welche Fragen, Ideen und Lösungsansätze haben wir für die neuen Herausforderungen unserer Kund:innen? Was innerhalb dieses Rahmens wichtig ist, entscheiden dann die Menschen im Raum.
Damit gibt die Organisation ein Stück Themenhoheit ab. Und genau darin liegt für mich die besondere Qualität von Open Space: Die Themen auf der Agenda sind die Themen, die die Menschen gerade tatsächlich beschäftigen.
Der Marktplatz: Wenn aus Anliegen eine Agenda wird
Zu Beginn eines Open Space steht der Marktplatz. Die Teilnehmer:innen bringen ihre Themen ein, stellen sie kurz vor und übernehmen damit auch Verantwortung dafür, dass eine Session dazu stattfinden kann. Aus diesen Beiträgen entsteht Schritt für Schritt der Sessionplan.
Wenn Menschen Open Space noch nicht kennen, ist genau dieser Moment manchmal ungewohnt. Nicht alle stehen sofort mit drei fertigen Sessionideen in den Startlöchern. Manche fragen sich: Ist mein Thema überhaupt wichtig genug? Passt meine Frage hierher? Ist das schon eine Session?
Ich schaffe deshalb gerne einen Zwischenschritt. Bevor der Marktplatz eröffnet wird, tauschen sich die Teilnehmer:innen in kleinen Gruppen aus: Welche Themen beschäftigen euch gerade? Welche Fragen würdet ihr gerne mit anderen besprechen? Gibt es eine Idee, bei der ihr noch unsicher seid, ob sie in den Open Space passt?
Dieser Austausch hilft, Gedanken zu sortieren. Eine vage Idee wird im Gespräch konkreter, jemand anderes sagt: „Das beschäftigt mich auch“, und plötzlich wird aus einem Gedanken ein Thema für den Marktplatz.
Dabei geht es für mich weniger darum, möglichst viele Sessions zu produzieren. Entscheidend ist, dass Themen auftauchen, die die Gruppe für relevant und besprechbar hält und bei denen Menschen das Gefühl haben: Hier kann ich etwas beitragen. Hier kann ich etwas lernen. Hier haben wir einen Einfluss.
Open Space oder BarCamp?
Open Space und BarCamp sehen auf den ersten Blick ziemlich ähnlich aus: Es gibt einen Marktplatz, die Teilnehmer:innen bringen Themen ein und anschließend finden parallele Sessions statt.
Für mich liegt der wichtigste Unterschied im Danach. Beim Open Space arbeitet eine zusammenhängende Organisation oder Gruppe an Themen, die für ihre gemeinsame Weiterentwicklung relevant sind. Deshalb haben Ergebnissicherung, Ernte und Transfer für mich einen hohen Stellenwert: Was nehmen wir mit? Was wird weiterverfolgt? Wer übernimmt Verantwortung für nächste Schritte?
Beim BarCamp steht für mich stärker der Austausch innerhalb einer Community im Vordergrund. Menschen teilen Wissen, Erfahrungen und Fragen, nehmen Impulse mit und arbeiten anschließend in ihren jeweiligen Kontexten weiter. Die gemeinsame Veranstaltung muss nicht zwingend in einen organisationsweiten Folgeprozess münden.
Beide Formate leben von Selbstorganisation – aber der Transfer hat für mich eine unterschiedliche Funktion.
Wie viel Unterstützung braucht die Gruppe?
Ich habe einmal Open Space in einer Einrichtung mit zwei Gruppen von jeweils ungefähr 20 Personen durchgeführt. Die Aufteilung war vor allem durch die Arbeitszeiten bedingt, die Menschen waren also nicht nach ihrer Erfahrung mit Beteiligungsformaten oder ihrer vermeintlichen Offenheit für Open Space ausgewählt.
Und trotzdem hätten die beiden Open Spaces kaum unterschiedlicher beginnen können.In der einen Gruppe sprudelten die Themen nur so. Wir mussten zusätzliche Sessions schaffen, damit überhaupt alles Platz hatte. In der anderen Gruppe kamen die Themen ganz langsam. Eines nach dem anderen ploppte auf.
Diese Erfahrung ist mir geblieben, weil sie zeigt, wie schwierig es ist, vorher zu beurteilen: Ist diese Gruppe bereit für Open Space?
Für mich ist inzwischen eine andere Frage interessanter: Wie viel Unterstützung braucht diese Gruppe, damit sie den Raum nutzen kann?
Dabei spielt eine Rolle, ob die Teilnehmer:innen Themen erleben, die sie selbst beeinflussen können. Das können ganz konkrete Fragen aus der täglichen Arbeit sein: Wie können wir einen bestimmten Ablauf besser gestalten? Es können genauso Fragen der Zusammenarbeit oder größere Themen der Organisationsentwicklung sein.
Wichtig ist, dass die Menschen einen Zusammenhang zwischen ihrem eigenen Handeln und dem Thema sehen. Dann kann Beteiligung entstehen.
Und Gruppen können darin Erfahrung sammeln. Das Beispiel der Führungskräftekonferenz zeigt das für mich sehr schön. Was anfangs noch erklärt, begleitet und von mir als externer Moderatorin gehalten werden musste, ist über die Jahre immer selbstverständlicher geworden. Heute bringt die Organisation ihre Themen ein und kann das Format selbst durchführen. Auch Beteiligung kann gelernt werden.
Am Anfang präsent sein – und dann Platz machen
Meine Rolle verändert sich während eines Open Space deutlich.
Beim Check-in, bei der Einführung in das Format und besonders beim Marktplatz bin ich sehr präsent. Hier braucht es eine saubere Moderation und gleichzeitig Energie. Ich möchte nicht nur erklären, wie Open Space funktioniert. Ich möchte Lust darauf machen, diesen Raum tatsächlich zu nutzen.
Wenn die Sessions laufen, verändert sich meine Aufgabe. Dann darf ich mich zurückziehen. Die Teilnehmer:innen brauchen mich nicht in ihren Gesprächen. Sie sollen selbst diskutieren, Erfahrungen austauschen, Fragen verfolgen, Gruppen wechseln und Verantwortung für ihre Sessions übernehmen. Meine Aufgabe ist es, den Rahmen zu halten und ansprechbar zu sein, wenn etwas gebraucht wird.
Ich habe dafür inzwischen einen ziemlich guten persönlichen Indikator: Am ersten Tag eines Open Space weiß ich manchmal kaum, wo ich zuerst hingreifen soll. Am zweiten Tag hat sich oft schon so viel eingespielt, dass ich zwischendurch einen Kaffee in Ruhe austrinken kann, bevor er kalt wird. Und das ist durchaus ein gutes Zeichen.
Der Rahmen ist offen – aber nicht beliebig
Dass die Themen von den Teilnehmer:innen kommen, bedeutet für mich nicht, dass ein Open Space ohne Vorbereitung auskommt. Im Gegenteil: Gerade ein offener Beteiligungsraum braucht einen klaren Rahmen.
Die Leitfrage spielt dabei eine wichtige Rolle. Sie muss weit genug sein, damit unterschiedliche Themen Platz haben, und gleichzeitig so klar, dass die Teilnehmer:innen wissen, worum es gemeinsam geht.
Deshalb entwickle ich diesen Rahmen gerne mit einer bunt zusammengesetzten Pilotgruppe aus der Organisation. Menschen aus unterschiedlichen Bereichen, Funktionen und Hierarchieebenen bringen verschiedene Perspektiven auf die Ausgangssituation mit. Gemeinsam können wir überlegen: Was soll mit dem Open Space möglich werden? Welche Leitfrage öffnet dafür den richtigen Raum? Was brauchen die Teilnehmer:innen, um ihn gut nutzen zu können?
Es gibt kein Open Space ohne Check-in
Zumindest bei mir nicht. Gerade bei einem Format, das anschließend viel Selbstorganisation verlangt, ist es mir wichtig, dass die Gruppe zuerst gemeinsam im Raum ankommt. Die Menschen begegnen einander, hören erste Stimmen und beschäftigen sich mit dem Thema, bevor die Verantwortung für die Agenda zu ihnen wandert.
Der Check-in ist für mich ein wichtiges Ritual, das Verbindung schafft und den Raum für die gemeinsame Arbeit öffnet. Erst dann öffnet sich der Marktplatz.
Beteiligung braucht ein Danach
Auch beim Open Space endet Beteiligung für mich nicht, wenn die letzte Session vorbei ist.
Ergebnisse in den Sessions sichern
Schon während der Sessions lohnt es sich deshalb, die Ergebnissicherung mitzudenken. Ich arbeite gerne mit einem vorbereiteten Template, das die Session strukturiert, ohne jedes Wort festhalten zu wollen. Darauf wird zum Beispiel notiert, wer dabei war, welche Erkenntnisse und Inhalte wichtig waren, b und wie an dem Thema weitergearbeitet werden soll und was der nächste Schritt sein könnte. So entsteht aus dem Gespräch eine kompakte Grundlage, mit der anschließend weitergearbeitet werden kann.
Wichtige Ergebnisse im Plenum sichtbar machen
Genauso wichtig ist für mich die Frage, wie die Ergebnisse am Ende wieder im Plenum sichtbar werden. Nicht jede Session muss ausführlich präsentiert werden, aber oft ist es für die Teilnehmenden hilfreich zu hören, welche Themen bearbeitet wurden und was daraus entstanden ist.
Dafür braucht es gut gewählte Formate, die zum Zeitpunkt passen. Denn die gemeinsame Ergebnisschau kommt meist am Ende eines intensiven Open-Space-Tages – und da haben die Menschen bereits viel gedacht, gesprochen und gearbeitet.
Deshalb achte ich darauf, die Ernte so zu gestalten, dass sie informativ ist, ohne die Gruppe noch einmal mit langen Berichten zu überfrachten. Je nach Situation kann das eine kurze Kernaussage pro Session sein, ein sichtbares Ergebnisboard, ein Gallery Walk oder eine andere kompakte Form, die Wichtiges hör- und sichtbar macht.
Nach dem Open Space klären, was weiterverfolgt wird
Und nach dem Open Space gilt es zu klären, wie und woran weitergearbeitet werden soll. Die Verantwortung dafür bleibt möglichst bei den Menschen, die die Themen eingebracht und bearbeitet haben. Sie entscheiden, welche nächsten Schritte sinnvoll sind, wer weiterarbeitet und was dafür gebraucht wird.
Die Pilotgruppe kann dabei unterstützen, den Überblick zu behalten, Verbindungen zwischen Themen sichtbar zu machen und sicherzustellen, dass wichtige Ergebnisse nicht verloren gehen. Sie übernimmt aber nicht die Verantwortung für die Inhalte. Denn wenn Menschen eingeladen werden, ihre eigenen Themen einzubringen, gehört für mich auch dazu, ihnen die Verantwortung für das Danach zuzutrauen.
Warum ich gerne mit Open Space arbeite
Als Moderatorin und Raumschafferin begleite ich Open Spaces in Organisationen, bei Führungskräftekonferenzen und in Netzwerken – von der Entwicklung des passenden Rahmens über die Moderation bis zur Gestaltung des Transfers.
Ich mag Open Space, weil dieses Format den Teilnehmer:innen sehr viel zutraut. Ich muss vorher nicht wissen, welche zehn Themen für eine Gruppe gerade die wichtigsten sind. Ich gestalte einen Rahmen, in dem die Menschen selbst zeigen können, was sie beschäftigt, wo sie voneinander lernen wollen und woran sie gemeinsam weiterdenken möchten.
Manchmal entstehen daraus ganz konkrete Lösungen für den Arbeitsalltag. Manchmal wird eine Frage sichtbar, die vorher noch niemand so gestellt hat. Und manchmal bringt jemand eine Erfahrung mit, von der plötzlich viele andere profitieren.
Für mich ist Open Space deshalb weit mehr als eine Methode mit Marktplatz und Sessions. Es ist ein Beteiligungsraum, in dem eine Organisation ihren Menschen zutraut, selbst zu wissen, worüber es sich gerade zu sprechen lohnt.
Und wenn dieser Raum irgendwann auch ohne mich funktioniert, ist das vielleicht eines der schönsten Ergebnisse.
Eure Konferenz oder euer Teamtag soll mehr Raum für die Themen bekommen, die die Menschen wirklich beschäftigen?
Ich begleite Open Spaces von der Leitfrage über den Marktplatz bis zur Frage, wer woran weiterarbeitet. Und wenn ihr das Format irgendwann selbst durchführen wollt, unterstütze ich euch auch dabei. Ich bin Manuela Grundner, Moderatorin und Raumschafferin in Graz, und arbeite mit Organisationen, Führungskräfteteams und Netzwerken in ganz Österreich.
Artikelserie: Beteiligungsräume gestalten
Dieser Beitrag ist Teil meiner Serie über Methoden, die Menschen miteinander ins Denken und Gestalten bringen. Ich zeige, welche Beteiligungsräume damit entstehen können, was Gruppen dafür brauchen und worauf ich bei der Gestaltung besonders achte.
Weitere Artikel:
Erst der Beteiligungsraum, dann die Methode
World Café – Wenn gemeinsames Verständnis entstehen soll
Open Space – Wenn die Themen aus der Gruppe kommen
Fishbowl – Wenn unterschiedliche Perspektiven hörbar werden
