World Café

Town Hall Meeting. Die Geschäftsführung präsentiert die neuen Unternehmenswerte. Die Präsentation ist gut vorbereitet, die Werte werden erklärt und anschließend ist Zeit für Fragen. Ein paar Wortmeldungen kommen – eher schleppend. Danach gibt es Brötchen für alle.

Oder?

Nach der Präsentation beginnt das Gespräch erst richtig. Die Teilnehmenden verteilen sich auf kleine Tische und beschäftigen sich mit Fragen wie: Wo erleben wir diese Werte heute schon in unserem Arbeitsalltag? Wo gibt es Widersprüche? Und was können wir dazu beitragen, dass sie tatsächlich gelebt werden?

Plötzlich sprechen nicht mehr einige wenige mit der Geschäftsführung, sondern viele Menschen miteinander. Genau für solche Situationen mag ich das World Café.

Welchen Beteiligungsraum schafft ein World Café?

Ein World Café ist für mich besonders dann spannend, wenn viele Menschen ein gemeinsames Thema aus unterschiedlichen Perspektiven erkunden sollen. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Einzelmeinungen einzusammeln. Die Gedanken sollen miteinander in Verbindung kommen.

Das passiert durch die besondere Struktur: Menschen sitzen zunächst in kleinen Gruppen zusammen, wechseln nach einer Gesprächsrunde den Tisch und treffen dort auf neue Gesprächspartner. Gedanken aus der ersten Runde wandern mit, treffen auf andere Erfahrungen und werden ergänzt, hinterfragt oder weiterentwickelt.

So kann nach und nach ein gemeinsames Bild entstehen, das sich aus vielen unterschiedlichen Bildern zusammensetzt.

Deshalb nutze ich World Cafés gerne bei Themen wie Zusammenarbeit, Kultur, Veränderung oder – wie in unserem Beispiel – Unternehmenswerten. Überall dort also, wo es nicht nur darum geht, Informationen weiterzugeben, sondern Menschen miteinander ins Denken und Gestalten zu bringen.

So funktioniert ein World Café

Das Grundprinzip ist einfach. Es gibt ein gemeinsames Oberthema und mehrere aufeinander aufbauende Gesprächsrunden. An kleinen Tischen kommen jeweils ungefähr vier bis sechs Personen miteinander ins Gespräch.

Nach jeder Runde wechseln die Teilnehmenden die Tische. Eine Person kann als Gastgeber:in am Tisch bleiben, die neu ankommende Gruppe begrüßen und kurz erzählen, welche Gedanken in der vorherigen Runde wichtig waren. Damit entsteht eine Verbindung zwischen den Gesprächen. Für ein World Café plane ich gerne drei unterschiedliche Fragerunden. Am Ende werden die wichtigsten Erkenntnisse wieder in den großen gemeinsamen Raum geholt.

Das klingt zunächst nach einer relativ einfachen Struktur. Die eigentliche Qualität entsteht für mich aber durch etwas anderes: durch die Fragen.

Die Fragen machen den Unterschied

Drei beliebige Fragen ergeben noch kein gutes World Café. Ich überlege mir vorher genau, welchen Denkprozess die Gruppe durchlaufen soll und wie die einzelnen Fragen aufeinander aufbauen.

Bleiben wir beim Beispiel der Unternehmenswerte. Dann könnte die Dramaturgie ungefähr so aussehen:

• Wahrnehmen: Wo und wie erlebst du unsere Unternehmenswerte heute in deinem Arbeitsalltag?
• Irritieren: Wo erlebst du Widersprüche? Wo werden unsere Werte vielleicht sogar mit Füßen getreten?
• Gestalten: Was können wir tun, damit unsere Werte im Alltag stärker erlebbar werden?

Damit verändert sich im Laufe des World Cafés die Perspektive. Wir starten bei der persönlichen Wahrnehmung, schauen anschließend auch auf Spannungen und Widersprüche und richten den Blick schließlich auf das, was wir gemeinsam gestalten können.

Für mich ist das ein wesentlicher Teil der Vorbereitung: Nicht nur gute Fragen zu finden, sondern gute Fragen in eine gute Reihenfolge zu bringen.

Wie viel Beteiligung passt zur Gruppe?

Bei der Planung beschäftigt mich aber nicht nur das Ziel. Ich schaue auch darauf, wer im Raum sein wird.

Wie viel Erfahrung hat die Gruppe mit partizipativen Formaten? Wie selbstverständlich ist es für die Menschen, eigene Gedanken einzubringen? Wie viel Struktur brauchen sie und wie viel Offenheit können und wollen sie übernehmen?

Ein World Café bietet dafür aus meiner Sicht einen recht zugänglichen Rahmen. Das Thema und die Fragen sind vorbereitet, die Gespräche finden in überschaubaren Kleingruppen statt und niemand muss vor 80 Menschen ans Mikrofon treten, um eine Perspektive einzubringen.

Wie ich den Beteiligungsraum innerhalb dieser Grundstruktur gestalte, kann trotzdem sehr unterschiedlich sein. Mir ist wichtig, eine Gruppe weder zu überfordern noch zu unterfordern.

Manchmal darf es auch ein Methodenmix sein

Ein World Café muss für mich deshalb nicht immer mit der ersten Gesprächsrunde am Tisch beginnen. Je nach Gruppe, Ziel und Erfahrung kombiniere ich es gerne mit anderen Zugängen.

Bei unserem Beispiel mit den Unternehmenswerten könnte ich Lego oder Play-Doh auf die Tische legen und zunächst eine individuelle Aufgabe stellen: „Baue ein Modell von einer Situation, in der einer eurer Unternehmenswerte besonders gut gelebt wurde.“

Bevor die Diskussion beginnt, beschäftigt sich jede Person erst einmal mit der eigenen Erfahrung. Sie baut, denkt nach und entscheidet selbst, was für sie wesentlich ist. Anschließend werden die Modelle und die dahinterliegenden Geschichten in der kleinen Gruppe geteilt. Erst danach gehen wir stärker in den gemeinsamen Dialog.

Ich mag diese Kombination, weil nicht automatisch jene Person den Gesprächsraum eröffnet, die besonders schnell denkt oder gerne spricht. Alle bekommen zunächst Zeit für den eigenen Denkprozess und bringen anschließend etwas in die Gruppe ein.

Ob ich einen solchen kreativen Einstieg wähle, hängt wiederum von den Menschen im Raum ab. Bei einer Gruppe, die bereits Erfahrung mit partizipativen und kreativen Arbeitsweisen hat, kann dadurch zusätzliche Tiefe entstehen. Bei anderen Gruppen gestalte ich den Einstieg möglicherweise reduzierter.

Es geht nicht darum, möglichst viele Methoden miteinander zu kombinieren. Der Methodenmix muss dem Beteiligungsraum dienen – nicht umgekehrt.

Beteiligung braucht ein Danach

Beim World Café hat dieses Danach für mich zwei Ebenen.

Die erste beginnt noch im gemeinsamen Raum. Nach mehreren intensiven Gesprächsrunden möchte ich nicht einfach sagen: Danke, das war’s. Ich hole zentrale Erkenntnisse der Tische zurück in die große Gruppe und mache sie für alle hör- und sichtbar.

Dabei muss nicht jedes Gespräch vollständig wiedergegeben werden. Viel interessanter finde ich eine Fokussierung, zum Beispiel mit der Frage: Was kann uns helfen, unsere Werte im Unternehmen noch besser zu leben?

Diese Ernte kann mündlich stattfinden, auf Karten sichtbar werden oder beispielsweise direkt in ein Graphic Recording einfließen. Entscheidend ist für mich, dass die vielen Gespräche noch einmal im gemeinsamen Raum zusammenkommen.

Die zweite Ebene beginnt nach dem World Café.

Jetzt braucht es Menschen in der Organisation, die mit den Ergebnissen weiterarbeiten. Idealerweise ist das für mich eine kleine und möglichst bunt zusammengesetzte Gruppe aus unterschiedlichen Bereichen, Funktionen oder Hierarchieebenen.

Im besten Fall ist diese Gruppe nicht erst nach dem World Café entstanden, sondern war bereits an seiner Planung beteiligt. Sie kennt die Ausgangssituation und die Intention hinter dem Beteiligungsprozess und hat die Fragestellungen mitentwickelt. Damit ist von Anfang an klar: Das World Café ist kein einzelnes Event, sondern Teil eines Prozesses.

Nach dem World Café nimmt diese Gruppe die Ergebnisse wieder auf und fragt gemeinsam:

• Welche Muster und Themen erkennen wir?
• Was davon sollten wir weiterverfolgen?
• Wo können konkrete nächste Schritte entstehen?
• Wo braucht es Entscheidungen?
• Wie geben wir den Beteiligten Rückmeldung darüber, was mit den Ergebnissen passiert?

Denn nichts ist frustrierender, als eingeladen zu werden, mitzudenken und mitzugestalten – und hinterher festzustellen, dass mit all dem Gesagten nichts passiert.

Beteiligung endet nicht, wenn die letzten Teilnehmer:in den Raum verlassen.

Warum ich gerne mit World Café arbeite

Ich mag das World Café, weil es viel Struktur gibt, ohne die Gespräche zu kontrollieren. Mit guten Fragen kann ich einen Beteiligungsraum vorbereiten, in dem Menschen innerhalb weniger Stunden mit vielen unterschiedlichen Personen ins Gespräch kommen. Bei fünf Personen pro Tisch können das über mehrere Runden schnell zwölf verschiedene Gesprächspartner:innen sein.

Dabei begegnen sich nicht einfach zwölf Einzelmeinungen. Gedanken wandern von Tisch zu Tisch, werden aufgegriffen, ergänzt und hinterfragt. So bekommen viele Menschen nicht nur die Möglichkeit, etwas zu sagen, sondern miteinander zu denken und zu gestalten.

Und die Brötchen danach sind natürlich trotzdem eine gute Idee. 😉

Artikelserie: Beteiligungsräume gestalten
Dieser Beitrag ist Teil meiner Serie über Methoden, die Menschen miteinander ins Denken und Gestalten bringen. Ich zeige, welche Beteiligungsräume damit entstehen können, was Gruppen dafür brauchen und worauf ich bei der Gestaltung besonders achte.

Weitere Artikel:
Erst der Beteiligungsraum, dann die Methode
World Café – Wenn gemeinsames Verständnis entstehen soll